Telefonujte efektívne!

Staré známe “Cŕŕŕnn“ v každej bežnej domácnosti, ale aj na pracovisku oznamuje, že nastal čas, nie na komunikáciu zoči-voči, alebo schránku preplnenú emailov, ale na pár minút úspešného telefonovania. Ako často dvíhate mobilný telefón počas jedného dňa? Koľkokrát vás kontaktujú priatelia, zákazníci či nadriadení? Veľakrát, však? A viete, že existuje “telefonovanie“ aj efektívne telefonovanie? Nasledujúcim textom si môžete ozrejmiť základné praktiky, ako komunikovať a správať sa po zdvihnutí slúchadla!

Je rozdiel udržiavať telefonickú konverzáciu súkromného styku, teda klebetiť s kamarátkou, ktorú by veľmi rozosmiala úvodná zdvorilostná formulka Dobrý deň, pri telefóne je..., no pri oficiálnych telefonátoch pracovného rázu je to viac než nevyhnutnosťou.

Telefonovanie zabezpečuje priamy kontakt s partnerom, ide teda o okamžitú a aktuálnu komunikáciu, počas ktorej získavate nielen odpovede na svoje zvedavé otázky, ale máte k dispozícii aj spätnú väzbu komunikujúceho. Počas telefonického rozhovoru musíte stopercentne ovládať nielen svoj slovný prejav, ale aj paralingvistiku, teda intonáciu hlasu a ostatnú reč tela. Tempom, intenzitou hlasu, prestávkami v reči veľa prezrádzate o svojom emocionálnom stave, nálade, postoji k partnerovi a pripravenosti na rozhovor. Také občasné habkanie počas rozhovoru môže, ale nemusí hrať vo váš prospech.

Ak potrebujete získať odpoveď na závažnú otázku, tak rozhovorom s habkajúcim respondentom si ku kariérnemu vzostupu absolútne nedopomôžete. No ak svojho partnera chcete získať na svoju stranu, teda presvedčiť ho o správnosti vašej mienky, nepripravenosť a nezvládnutie komunikačnej situácie človeka “na druhej strane“ je pozitívnou výzvou.

Po tom, ako prijmete oficiálny, pracovný telefonát sa zdvorilo predstavte a prihláste sa aj menom spoločnosti či firmy, pre ktorú pracujete. Dbajte o to, aby ste tieto mená vyslovili zreteľne, nahlas a bez potmehúdskeho smiechu, inak strácate na dôveryhodnosti. Vyhýbajte sa všetkým rušivým vplyvom, ktoré môže vážne ohroziť úspešnosť telefonickej komunikácie. Nejedzte, nepite, nežujte žuvačku, pretože ide o nanajvýš nemiestne gestá, popri telefonovaní nekomunikujte s ostatnými v miestnosti, nemajte nahlas pustenú hudbu a celým svojím telom sa sústreďte na telefonát.

Odpovedajte len na to, čo sa volajúci pýta, ak mu neviete v danej veci podať potrebné informácie, slušne mu poskytnite kontakt na kolegov alebo inú inštitúciu. Rozhodne sa v telefóne “nevykecávajte“, pôsobíte akoby ste nemali čo na práci. Šikovný volajúci rýchlo odhalí vaše prázdne reči a vám ubudne zo statusu profesionálneho zamestnanca. Dopočutia, milí klienti!

Tatiana Kovalčínová